- Domaine de formation : PRAXIS - Parcours métiers
- Durée : 11 jours (77h)
- Référence : J2304
- Satisfaction participants : 5/5
Objectifs
- Prendre la mesure des missions qui incombent au coordinateur(trice) de secrétaires médicaux dans un contexte en pleine évolution, s’inscrire dans un contexte de rationalisation des moyens
- Acquérir les connaissances nécessaires à la gestion d’équipe de secrétariat médicale en établissement, voir à l’échelle d’un groupement hospitalier, dans un objectif d’harmonisation des pratiques et d’efficacité managériale
Publié le
18/11/2024
Eligibilité
Eligible au Plan de Formation Continue de l'établissement, ANFH et OPCO - Non finançable par le CPF.
Public Concerné
Le cycle s’adresse aux coordinateurs.trices des secrétariats médicaux en établissement mono site ou multisites, secrétaires référentes en transversalité, toute secrétaire médicale intéressée par une évolution de poste
Prérequis
Cette formation ne nécessite pas d'expérience minimale
Avoir des connaissances sur l'organisation institutionnelle interne d'un établissement et du GHT est un plus
Accessibilité
Afin d’étudier les mesures nécessaires à mettre en œuvre : adaptations pédagogiques et aménagements adéquats, contactez notre Référente Handicap/PSH : sylvie.liot@cneh.fr
Intervenant.e.s
- Isabelle Génot-Pok, juriste au Centre de droit JuriSanté du CNEH
- Laurie Doriaux, gestionnaire du personnel, GHT Sainte-Anne, ancienne coordinatrice AMA
- Caherine Charnard, responsable des sécrétariats médicaux, GH Portes de Provence
- Martine Cappe, consultante au Centre de Droit JuriSanté du CNEH
- Adeline Chassain, formatrice en management, experte du CNEH
- Olivier Wéry, responsable de l'offre AFR du CNEH
- Céline Berthier ou Clothilde Poppe, juristes du CNEH
Programme
> Téléchargez la plaquette pdf (programme détaillé, planning et bulletin d'inscription) en haut d'écran à droite
> MODULE 1 (4 jours) - Connaissance du métier
- Connaître les missions des coordinateurs(trices) de secrétariats médicaux
- Encadrer et se positionner au sein d’une équipe de secrétaires médicales mono site ou multi sites
- Connaître précisément le champ des compétences de l’assistante médico-administrative
- Comprendre les enjeux des services de secrétariat médical au regard du métier dans l’organisation sanitaire et médico-sociale
> Atelier 1 - Posture et positionnement de la fonction d’encadrement
- La fiche métier , la fiche de poste
- La création du lien fonctionnel liens hiérarchiques (local ou groupale)
- Quelle organisation , quels interlocuteurs , les attentes des directions
- La mise en place d’un réseau interne
> Atelier 2 - La gestion au quotidien
- Les plannings/les outils
- La gestion des conflits
- L’harmonisation des pratiques, l'analyse et l'optimisation des processus
- La gestion de carrière (évaluation, entretien, valorisation, recueil des besoins, formation, avancement, passerelle TIM/ Archives, etc.)
- Les leviers de motivation des collaborateurs
- Le rôle du personnel d’encadrement
- La rédaction des rapports circonstanciés
> MODULE 2 (1 jour) - Environnement de travail
- Connaitre l'environnement hospitalier dans lequel les missions de la coordinatrice se déploient
> Atelier 3 - L’organisation et le fonctionnement d’un établissement public de santé
- Les compétences et prérogatives des différents acteurs hospitaliers (instances et équilibres décisionnels, projet d’établissement et projet médical d’établissement)
- l’organisation en pôles d’activité (désignation et compétences du chef de pôle, contrat et projet de pôle)
- les coopérations inter-établissements et la place de la structure dans l’organisation régionale de l’offre de soins (relations avec l’ARS, avec les autres établissements hospitaliers, les acteurs de la ville, etc.)
> Atelier 4 - Les enjeux et conséquences des GHT sur la coordination des secrétariats médicaux
- Acteurs, calendrier et gouvernance du GHT : composition, instances, rôle de l’établissement support et concentration des compétences
- L’incidence du projet médical partagé, moteur du GHT : équipes médicales communes, pôles inter-établissements, filières de soins
- L’impact des mutualisations de fonctions au sein du GHT : DIM de territoire, SIH convergent, DMP, partage d’informations, achats, formation et écoles, activités médico-techniques
- Méthodes pédagogiques
Des interventions s’appuyant sur des retours d’expérience et la capitalisation des bonnes pratiques issues de nos missions de conseil - Un atelier : rédaction d'une fiche de poste
> MODULE 3 (1 jour) - Connaissance et gestion financière
- Appréhender le financement des établissements de santé
- Optimiser les processus opérationnels de la facturation
> Atelier 5 - Connaître le financement des établissements de santé
- Les dépenses et recettes d’un EPS : l’hôpital une entreprise comme une autre
- Les acteurs du financement (Assurance Maladie, mutuelles et patients)
- L’évolution des modes de financement des EPS : de la dotation globale à la T2A
- La T2A
- origines et fonctionnement
- valorisation des activités : enjeux, organisation et modalités (tarifs, CCAM, CIM10, NGAP, etc.)
- avantages et inconvénients de la T2A
> Atelier 6 - Comprendre la facturation des soins pour mieux travailler ensemble
- Les enjeux de la facturation des soins à l’heure de la T2A et de FIDES
- Le processus de facturation des soins : objectifs, activités et acteurs
- Le rôle des secrétariats médicaux dans le processus facturation
- Les leviers pour une facturation de qualité
- organisation du circuit et de l’accueil patient
- organisation du bureau des entrées et relations avec les secrétariats médicaux
- professionnalisation du recueil de l’information médico-administrative
- le pilotage du processus
- Les règles de facturation : ce qu’il faut savoir (CMUc, ALD, maternité, accident travail)
- Les évolutions de la facturation : le projet SIMPHONIE
- Méthodes pédagogiques
Des retours d’expérience permettant de partager les bonnes pratiques - Un atelier : le coordinateur(trice) de secrétaires médicaux pivot d’une organisation efficiente : mise en pratique de la gestion de la facturation
> MODULE 4 - (1 jour) Les fondamentaux du statut du fonctionnaire hospitalier
- Identifier le cadre réglementaire général de la fonction publique hospitalière
- Connaitre les règles statutaires essentielles applicables au fonctionnaire hospitalier
- Savoir adapter son management à la situation juridique des agents
> Atelier 7 - La FPH : principe et organisation
- Les grandes notions : emploi, corps, grade et échelon
- Les instances nationales, territoriales
> Atelier 8 - Les personnels au sein de la FPH
- Les principes du recrutement sur concours
- Les agents stagiaires
- Les agents titulaires
- Les motifs de recours aux agents contractuels et leur gestion
> Atelier 9 - La gestion réglementaire de l’absentéisme dans le FPH
- Les acteurs compétents
- Les différents congés maladie
- Les accidents et maladies imputables au service
- L’inaptitude pour raison de santé
> Méthodes pédagogiques
Des outils pour rédiger un rapport circonstancié - Des cas pratiques et des quiz
> MODULE 4 (3 jours) - Le management des équipes et des projets
- Accompagner le développement des compétences, l’efficacité et l’aisance des secrétariats médicaux
- Se positionner et être garant de l’efficacité de son service par un management opérationnel
- Coordonner superviser et organiser le travail des secrétaires médicales
> Atelier 10 - Les fondamentaux du management et l’accompagnement du changement
- Les techniques de management d’équipe
- Les outils du manager d’équipe
- Le management par la qualité
> Atelier 11 - Gestion de conflit
- Repérer les conflits
- Désamorcer les conflits
- Clés de management de conflits
> Atelier 12 - Préparer la validation du cycle
- Le choix du mode de validation
- Méthodologie proposée
- Etapes de la validation et de mise en pratique
- Accompagnement de votre projet professionnel
- Axe et méthodes de travail et de présentation
- Guide de projet
- Méthodes pédagogiques
Des mises en situation - Des propositions d’outils de management
- Validation du parcours
La validation du parcours de formation, des acquis et de la maîtrise de la fonction se formalise par une évaluation sous forme d’un Ad Vitam et d'une question technique
La présentation est ensuite corrigée de manière argumentée par un jury d’experts
Méthodes mobilisées
cf programme
Modalités d'évaluation de la formation
cf Modalité d'évaluation en fin de programme
Ressources pédagogiques
Les supports et outils sont remis à l'apprenant durant la formation au format papier et/ou numérique via une plateforme documentaire
En début de formation
En amont de la formation le participant renseigne un dossier participant (niveau de connaissance et attentes)
Suivi de l'exécution / Assiduité
Emargement - Certificat de réalisation à l'issue de la formation (Ne donne pas lieu à un diplôme ou équivalence).
Satisfaction des participants
Questionnaire de satisfaction - Evaluation de l'atteinte des objectifs à l'issue de la formation (et/ou à chaque regroupement)
Coordinateur.trice du programme
Isabelle Génot-Pok, Juriste, consultante du Centre de droit JuriSanté du CNEH
Assistant.e
Cristiana Chaves, Assistante de formation Praxis du CNEH
Adresse mail générique
formation@cneh.fr
AU CNEH
Dates
- Session(s) 2025
- Paris
- Du 24/03/2025 au 28/03/2025
- Du 12/05/2025 au 16/05/2025
- Le 26/06/2025
- Paris
- Du 22/09/2025 au 26/09/2025
- Du 13/10/2025 au 17/10/2025
- Le 25/11/2025
Tarifs
Adhérent : 4 550 €
Non-adhérent : 4 950 €