- Domaine de formation : PRAXIS - Parcours métiers
- Durée : 11 jours (77h)
- Référence : J1280
- Satisfaction participants : 4,8/5
Objectifs
- Concevoir, conduire, piloter la mise en oeuvre de la politique d'archivage en lien avec la direction de la structure
- Développer les méthodes, procédures et outils de gestion des archives
- Maîtriser l'environnement juridique des archives hospitalières
Publié le
20/11/2024
Eligibilité
Eligible au Plan de Formation Continue de l'établissement, ANFH et OPCO - Non finançable par le CPF.
Public Concerné
Le cycle s’adresse aux responsables ou cadres d'un service d'archives, médecins DIM du secteur hospitalier ou médico social
Prérequis
Avoir des connaissances de base sur l'environnement juridique et hospitalier des archives hospitalières
Accessibilité
Afin d’étudier les mesures nécessaires à mettre en œuvre : adaptations pédagogiques et aménagements adéquats, contactez notre Référente Handicap/PSH : sylvie.liot@cneh.fr
Intervenant.e.s
- Isabelle Génot-Pok, juriste, consultante au Centre de droit JuriSanté du CNEH, coordinatrice du cycle Praxis
- Déborah Delhorbe, archiviste, département de l'Aisne
- Marie-Laure Kervegant, responsable du service d'archives du CH Bretagne Atlantique
- Laurent Lévy-Bourru, coach certifié (Metasystem - Orygin), consultant et formateur en management du CNEH
- Jean-Marc Bonnassot, ingénieur en organisation, consultant du CNEH
Programme
> Module 1 (2 jours) - Les archives hospitalières : de leur place dans le réseau des archives en France à la répartition des grands domaines d’activités
- Connaître le cadre interne et externe dans lequel évoluent les archives hospitalières
- Préciser les missions des archives et leurs limites
- Connaître les différentes typologies des archives en EPS et EPSM
- Savoir positionner les archives au cœur de l’établissement
- Acquérir les connaissances en matière de gestion des archives produites par tous les secteurs d’un EPS et d’un EPSM
> Atelier 1 - La place des archives hospitalières dans le paysage des archives nationales
- L’environnement général des archives : définition et réglementation
- L’organisation des archives en France : l’organigramme tutélaire
- Les liens avec les Archives Départementales
- Les partenaires et les prestataires
> Atelier 2 - La place des archives dans la structure
- Les missions d’un service d’archives au sein de l’établissement : collecter, conserver, classer, communiquer, éliminer
- L’environnement juridique : le code du patrimoine, la CNIL, la CADA
- Les durées légales de conservation, impacts sur le classement et la gestion
- Point sur le dossier du patient du point de vue archivistique
- Le rôle des personnels des services d’archives
> Module 2 (4 jours) - Optimiser la gestion des archives au sein de la structure de santé
- Maîtriser la gestion des archives et leur cycle de vie
- Savoir gérer et organiser un service d’archives
- Être force de proposition en matière de gestion des archives
- Acquérir des fondamentaux pour élaborer une politique d’archivage
> Atelier 3 - La gestion des archives administratives et médicales
- Terminologie archivistique
- Le champ des archives
- Les outils de tri et de gestion : l’inventaire, le récolement, le plan de classement, les tableaux de gestion, les bordereaux de versement interne, les bordeaux d’élimination
- Mises en situation à travers l’analyse et l’utilisation de documents
> Atelier 4 - L'optimisation du service des archives
- Concevoir et organiser un service d’archives
- Tri des archives et tri des dossiers : théorie des 3 âges
- L’élimination des archives : procédures, organisations, relations avec les tutelles, obligations, traçabilité
- L’externalisation des archives : réglementation, contrat de prestation, organisation, gestion des mouvements
- La gestion des sinistres
- Les normes de locaux et de matériel
- Atelier de mise en situation
> Atelier 5 - Mettre en place une politique d’archivage
- Accompagner les services en matière d’organisation et de classement : analyser la gestion des archives au niveau des services, accompagner les services dans la gestion de leurs documents
- Définir les rôles des acteurs
- Concevoir, organiser et optimiser l’archivage au sein de l’établissement : procédures, outils et méthodologies à mettre en place
- Rédiger les procédures descriptives et structurantes de la politique d’archivage : méthodologie
> Atelier 6 - Les nouvelles technologies au service de l’archivage
- L’archivage électronique : réglementation, méthode, outils
- Les logiciels
- Accompagner les changements du métier d'archiviste
> Méthodes pédagogiques
- Ateliers de mise en pratique et d’utilisation des outils de gestion des archives
- Partages d’expérience
> Module 3 (2 jours) - Gérer les équipes du service et l’évolution du métier
- Connaitre les fondamentaux de la dynamique d’équipe
- (Re)donner un cap à l’équipe pour fédérer
- Connaître et repérer les évolutions du métier
> Atelier 7 - Les fondamentaux du management d’équipe
- Connaitre les fondamentaux de la dynamique d’équipe
- Réguler et anticiper les tensions dans l’équipe
- Animer des réunions d’équipe
- Entretenir la dynamique de l’équipe
- Fédérer par la projection positive : mobiliser, renforcer et identifier les points forts de l’équipe
- Clarifier les situations d’insatisfaction
- Clarifier ses propres limites et interdits
> Méthodes pédagogiques
- Un test de positionnement « quel manager suis-je ?»
- Mises en situation managériale
> Module 4 (1 jour) - Mener un projet de service
- Acquérir les fondamentaux de la gestion de projet
> Atelier 8 - Méthodologie projet
- Savoir porter un projet au sein de la struture
> Module 5 (1 jour) - La fonction du responsable d’un service d’archives : un savoir-faire, un savoir-être
- Comprendre les enjeux des missions du responsable du service d’archives
- Se positionner au sein de l’organigramme del’établissement
> Atelier 9 - Le positionnement et les missions du responsable du service d’archives
- La fiche de poste
- Les compétences attendues
- Le positionnement dans l’organigramme de l’établissement
- Les liens fonctionnels et hiérarchiques
> Méthodes pédagogiques
• Atelier de construction d’un projet
- Autodiagnostic des compétences acquises et à acquérir
- Élaboration d’une fiche de poste (travaillée et enrichie tout au long du Praxis)
> Modalité de validation (1 jour)
- Le projet professionnel du participant, élaboré durant la formation, porte sur un plan d’actions ou d’amélioration, ou encore sur la création de la fonction.
- La soutenance devant le jury d’experts du rapport sur le projet professionnel valide le parcours de formation
Méthodes mobilisées
cf programme
Modalités d'évaluation de la formation
cf Modalité d'évaluation en fin de programme
Ressources pédagogiques
Les supports et outils sont remis à l'apprenant durant la formation au format papier et/ou numérique via une plateforme documentaire
En début de formation
En amont de la formation le participant renseigne un dossier participant (niveau de connaissance et attentes)
Suivi de l'exécution / Assiduité
Emargement - Certificat de réalisation à l'issue de la formation (Ne donne pas lieu à un diplôme ou équivalence).
Satisfaction des participants
Questionnaire de satisfaction - Evaluation de l'atteinte des objectifs à l'issue de la formation (et/ou à chaque regroupement)
Coordinateur.trice du programme
Isabelle Génot-Pok, Juriste, consultante du Centre de droit JuriSanté du CNEH
Assistant.e
Cristiana Chaves, Assistante de formation Praxis du CNEH
Adresse mail générique
formation@cneh.fr
AU CNEH
Dates
- Session(s) 2025
- Paris
- Du 14/04/2025 au 18/04/2025
- Du 16/06/2025 au 20/06/2025
- Le 08/09/2025
Tarifs
Adhérent : 4 750 €
Non-adhérent : 5 225 €